Не всеки архив се състои от еднакви класьори и стандартни папки. В зависимост от дейността на организацията може да се съхраняват картотеки, клиентски досиета, техническа документация, договори, счетоводни материали, проектни папки и други документи с различни размери и начин на използване. Именно затова архивното помещение трябва да бъде организирано така, че системата да се адаптира към съдържанието, а не обратното.
Подходящите архивни стелажи могат да комбинират стандартни рафтове, чекмеджета, заключващи механизми и различни конфигурации. Това позволява в едно помещение да бъдат организирани няколко типа документи, без да се налага използването на множество различни шкафове.
Защо един стандартен стелаж невинаги е достатъчен?
Архивните материали се различават значително. Една счетоводна папка може удобно да бъде поставена на стандартен рафт, докато малка картотека или специфична документация може да изисква напълно различен начин на съхранение.
Ако всички материали бъдат поставени върху еднакви рафтове, част от пространството може да остане неизползвано. В други случаи документите могат да бъдат трудни за подреждане и намиране.
Затова още при планирането е важно да се направи списък на различните видове архиви и приблизителното количество на всеки от тях.
На целевата страница е посочено, че архивните системи са подходящи за архиви, картотеки, библиотеки, складови помещения и общо офисно съхранение на документи и материали.
Организацията трябва да следва вида на документите
Един от най-практичните подходи е архивът да бъде разделен на функционални секции.
Например договорите могат да бъдат разположени върху стандартни рафтове, кадровите досиета – в отделна защитена секция, а малките документи – в подходящи чекмеджета.
Това намалява вероятността различни категории да се смесват и улеснява работата на служителите.
| Тип архив | Подходящо решение | Основно предимство |
|---|---|---|
| Стандартни папки и класьори | Регулируеми рафтове | Лесен достъп и добра видимост |
| Картотеки | Чекмеджета или специализирани секции | Подредено съхранение на малки документи |
| Кадрови досиета | Заключващи секции | Ограничаване на достъпа |
| Технически документи | Конфигурируеми рафтове | Адаптиране към различни формати |
| Дългосрочни архиви | Мобилни стелажи | Висок капацитет на ограничена площ |
| Активна документация | Стационарни стелажи | Постоянен и бърз достъп |
Каква е ролята на допълнителните аксесоари?
Стелажната конструкция е само основата. В зависимост от предназначението към системата могат да се добавят различни функционални елементи.
Според информацията на A-Z Solutions архивните системи могат да бъдат оборудвани с рафтове, чекмеджета, заключващи механизми и други допълнения според конкретните нужди.
Това позволява една система да се използва за няколко различни вида документи.
Например в счетоводен отдел една част може да бъде предназначена за стандартни класьори, докато друга да съдържа чекмеджета за по-малки документи. В административен архив могат да бъдат предвидени заключващи секции за материали с ограничен достъп.
Кога мобилните архивни стелажи са по-подходящи?
Ако количеството документи е голямо, а свободната площ е ограничена, мобилните системи могат да бъдат особено практични.
Те се движат върху релси и премахват необходимостта между всеки два реда да има постоянен проход. Вместо това стелажите се разместват и се отваря коридор само пред секцията, която трябва да бъде използвана.
По данни от страницата мобилните решения могат в зависимост от конфигурацията да осигурят до 50% повече използваемо пространство или значително увеличение на капацитета.
Това е важно при картотеки и архиви, които постепенно нарастват, но организацията няма възможност да разширява помещението.
Стационарните системи остават полезни
Мобилните решения не означават, че стационарните стелажи са ненужни.
При активна документация постоянният достъп може да бъде по-важен от максималния капацитет. Например папки, които се използват ежедневно, е по-удобно да бъдат разположени върху неподвижна система.
Затова комбинирането на двата типа често е практичен подход. Активният архив може да остане върху стационарни стелажи, докато дългосрочно съхраняваните документи се поставят в компактната мобилна зона.
Сигурността е важна при специализирани архиви
Някои архивни материали трябва да бъдат достъпни само за определени служители.
Кадрови досиета, договори, финансови документи и други чувствителни материали могат да бъдат организирани в секции със заключващи механизми. На сайта изрично е посочена възможност за добавяне на такива елементи към архивните системи.
При мобилните конструкции има и механизми за блокиране на отделните стелажи, които предотвратяват нежелано движение, когато човек се намира в отворения коридор.
Това е важно както за сигурността на документацията, така и за безопасната ежедневна работа.
Изработването по размер подобрява ефективността
Архивните помещения често имат специфична форма. В тях могат да има колони, ниши, различна височина или други ограничения.
Стандартният готов шкаф невинаги използва подобно пространство оптимално.
Стелажните системи могат да бъдат проектирани и конфигурирани според конкретното помещение и изискванията към съхранението. Те са приложими както при малки архиви, така и при големи помещения с голям обем документи.
Така могат да бъдат използвани не само квадратните метри, но и наличната височина.
Ясното обозначаване остава задължително
Когато в едно помещение се съхраняват различни типове документи, добрата система за обозначаване става още по-важна.
Всеки стелаж, ред или секция може да има собствен индекс. Например:
- А – счетоводни документи;
- B – договори;
- C – кадрови досиета;
- D – техническа документация;
- E – дългосрочен архив.
Така физическото местоположение може лесно да бъде свързано с вътрешната система за управление на документацията.
Планирайте и бъдещите нужди
Архивът рядко остава с еднакъв размер. С всяка нова финансова година, проект или служител количеството материали може да се увеличава.
Затова системата трябва да бъде проектирана с определен свободен резерв. Ако още в началото всички рафтове бъдат запълнени, скоро отново ще възникне необходимост от допълнително пространство.
Повече информация за мобилни и стационарни системи, различни конфигурации и допълнителни елементи може да намерите при архивните системи на A-Z Solutions.
Организацията на картотеки и специализирани документи изисква по-гъвкав подход от стандартното подреждане на класьори върху рафтове. Различните формати, честотата на използване и необходимостта от ограничен достъп трябва да бъдат отчетени още при проектирането.
Комбинацията от стационарни и мобилни стелажи, рафтове, чекмеджета и заключващи секции позволява една архивна система да обслужва различни нужди. Когато към това се добавят ясна класификация и достатъчен резерв за бъдещ растеж, архивът става по-лесен за управление и значително по-функционален.
